Formulare online einsetzen

Beispiele: Kindernotbetreuung & Registrierung ehrenamtlicher Helfer

Formular: Registrierung ehrenamtlicher Helfer

So wie mehr Pflegepersonal etc. benötigt wird, werden auch ehrenamtliche Helfer immer wichtiger. Viele Menschen sind bereit sich gegenseitig privat zu helfen. Mittels einer Registrierung, könnte dies auch in Zusammenarbeit mit der eigenen Kommune stattfinden. Dies ermöglicht einen Überblick über weitere ehrenamtliche Ressourcen, auf die spontan zugegriffen werden kann. 

Beispiel: Markt Manching bietet beispielsweise eine Registrierung mitsamt  Vermittlung an Hilfsbedürftige an: Siehe Start der "Bürgerhilfe Coronakrise" des Marktes Manching

Formular: Antrag Kinder-Notfallbetreuung

Stellen Sie Eltern die betroffene "Schlüsselpersonen" sind klare Informationen hierüber zur Verfügung. Welche Stelle ist zuständig? Anspruch wenn kein Betreuungsvertrag existiert?... Die entsprechenden Formulare zur Beantragung können Sie an allen themenrelevanten Stellen unterbringen. Gerade in diesen Zeiten ist Finden noch viel schöner als Suchen... (Stand der aktuellen Handhabung)

Zu beachten: Dieses Formular muss auch zum Ausdrucken geeignet sein, da der Arbeitgeber seine Bestätigung auf das Papier setzen muss.

 

Welche Möglichkeiten gibt es zur Handhabung von Formularen?

Ausfüllbare PDF

Vorteile:

  • Spart Papier, ist trotzdem zum Ausdruck geeignet falls nötig
  • leserlich Informationen statt "Schriftenraten"
  • Übermittlung per E-Mail möglich ohne vorher zu scannen
  • elektronische Ablage ohne Papierkopien sowohl für Sender als auch Empfänger
  • Bearbeitung nach Download offline möglich
  • Buttons zum Drucken oder elektronischen Versand integrierbar
  • bei elektronischem Versand per Button wird die richtige Kontaktadresse bereits adressiert
  • Zeitspared für den Bürger
  • Zwischenspeicherung möglich ohne Sessionabbrüche etc.

Neutral: Aufwand zur Erstellung 1-malig, Vorlage aufbewahren, sonst muss bei minimalen Änderungen das ganze Formular neu erstellt werden

Nachteile: Zur Erstellung wird ein zumeist kostenpflichtiges Programm benötigt (bspw. von Adobe), Zeitaufwendiges recherchieren und testen von kostenfreien Alternativen enden oft mit einem Fund der die Anforderungen doch nicht ganz erfüllt. 

Vorgehensweise: Ausgangnsbasis ist meistens eine PDF oder ein Word-Dokument. Sie können ihr Formular also auch erstmal in Word skizzieren. Dieses Dokument ergänzen Sie dann mithilfe des Progeamms Ihrer Wahl um die funktionalen Eigenschaften einer elektronisch ausfüllbaren PDF. Nehmen Sie sich Zeit sich mit den den Programm-Funktionen vertraut zu machen. Die gegebenen Möglichkeiten in volem Umfang zu nutzen, führt zu einem Formular das seinem elektronischen Charakter auch Ehre macht. Zum elektronischen absenden Betreff und Empfänger vorzugeben, erspart Ihnen bspw. in der Verwaltung verirrte Formulare und erleichtert die Zuordnung von Vorgängen.

Generatoren für Formulare

Hier werden nur Generatoren betrachtet, die keine zusätzliche Anbindung an Versandprotokolle benötigen. Daher entfällt ein Blick auf im Internet oft kostenfrei zugängliche Tools. Bei ausreichen Interesse einer weiteren Ausarbeitung dieser Themenfacette, können wir zukünftig an dieser Stelle gerne tiefer auf das Thema eingehen. Für Sie interessante Themen können Sie generell jederzeit bei uns kundtun über support@digipublica.de oder +49 (8142) 6 69 32-500.

Generell zum Charakter von Formulargeneratoren


Vorteile:

  • Intuitives Erstellen eines Formulars mittels grafischer Oberfläche
  • kein Programmieraufwand
  • vorkonfigurierte Felder zur Auswahl die frei zusammengestellt werden können
  • einfaches einbinden des fertigen Formulars auf der Website
  • Autocomplete-Funktionen der Browser ermöglichen ein schnelles Ausfüllen mit oft genutzten Daten
  • zentraler Ort zur Erstellung von Formularen (keine Suche nach Vorlagen, wer hat wann welches Formular mal erstellt
  • welche Version ist die aktuelle,...) 

Neutral: Aufwand zur Erstellung 1-malig

Nachteil: Nicht offline auszufüllen da Website nur online aufrufbar (außer es wird zus. eine ausfüllbare PDF angeboten)

Formulare generieren mittels DocuWare

Vielleicht haben Sie bereits Software im Einsatz, die bisher Ihren Nutzen in anderen Bereichen entfaltet hat?

Wer zur Verarbeitung und Organisation von von Rechnungen DocuWare im Einsatz hat, kann vom Formulargenerator der Software doppelten Nutzen gewinnen. Die Funktionalität befindet sich quasi frei Haus im Lieferumfang. Wird aber oft übersehen oder nicht genuzt. Schade, denn dahinter verbirgt sich nicht "nur ein Generator", sondern eine komplette Datenverwaltung. Damit ist diese Möglichkeit die erste in dieser Reihe, die den Sprung "medienbruchfrei" rein auf elektronischem Wege unterstützt. Neben der umfassenden Rechtkonformität, war "DocuWare Forms" ein weiterer Pluspunkt, der Einfluss auf unsere Entscheidung hatte, diese Software zu einem Teil unserer Digitalisierungsstrategien zu machen. 

Spezifische Vorteile:
 

  • Inklusivleistung der Cloud-Software von DocuWare (bei lokal installierten Systemen als Zusatzmodul erhältlich)
  • ein neu ausgefülltes Formular kann direkt einen oder mehrere Prozesse anstoßen (bspw. erhalten Abteilungen nach Ausfüllen des Formulars durch einen neuen Mitarbeiter nur die für sie relevanten Informationen)
  • validere Eingaben durch Einsatz von Inhaltsspezifischen Elementen wie Einfachauswahl zum Ankreuzen oder einfordern von Ziffern
  • die Daten werden medienbruchfrei verarbeitet (kein Übertrag von Papier in digitale Form mehr nötig)
  • Papiervordrucke deren Design bereits gewoht ist kann wiedergespiegelt werden
  • Anpassung des Design an mobile Geräte erfolgt automatisch

Neutral: Aufwand zur Erstellung 1-malig

Nachteil: Nicht offline auszufüllen da Website nur online aufrufbar (außer es wird zus. eine ausfüllbare PDF online angeboten)

Formular generieren mittels Formmularservern

Eine solche spezialisierte Lösung unterstützt ebenfalls einen medienbruchfreien Prozess.
Denn über einen Formularserver können Daten komplett elektronisch verarbeitet werden. Lösungen gibt es cloudbasiert oder selbst gehostet, sodass alle Daten bei der Behörde selbst liegen. Das selber hosten kostet natürlich dementsprechend mehr. Deswegen bieten z.B. Landratsämter oft zentral für alle Ihre Kommunen einen Formularserver an, den man mit benutzen kann. Vielleicht gibt es ein entsprechendes überbehördliches Angebot an das Sie sich anschließen können?

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