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Kommunen

Online-Terminbuchung

Komfortabler Service für Bürgerinnen und Bürger sowie Gäste für weniger Wartezeiten und bessere Planbarkeit.

In einer Kommune, mitsamt ihrer Zweckbetriebe und Einrichtungen, gibt es unzählige Buchungs- und Anmeldevorgänge: Termin im Rathaus, Veranstaltung im Kulturzentrum, Stadtführung, Elternsprechstunde in der Schule, Energieberatung, Schwimmbadbesuch und viele, viele mehr.

Zentrale Übersicht über alle Buchungen

Bürgerinnen und Bürger sowie Gäste, die sich ein digiPortal-Konto einrichten (oder alternativ ihre BayernID nutzen) sehen in ihrem Konto alle Buchungen auf einem Blick: zum Beispiel die Terminbuchung im Rathaus (Verlängerung Personalausweis), die Eintrittskarte im Kulturzentrum (Kabarett) und die Buchung im Schwimmbad (4 Stunden für die ganze Familie).

Jede Buchung verfügt über einen systemweit eindeutigen 6-stelligen Buchungscode, der aus Großbuchstaben und Zahlen besteht (so wie Sie das von einem Zug- oder Flugticket kennen). Gleichzeitig wird dieser Code als QR-Code dargestellt und kann so direkt gescannt werden. Gerade der 6-stellige Buchungscode kann auch jederzeit schnell und einfach auf einem Zettel notiert und so von Personen genutzt werden, die noch nicht voll-digital unterwegs sind.

Check-In und Check-Out vor Ort

Hinter jeder Buchung liegt ein sogenannter „Workflow“, an dem der aktuelle Zustand der Buchung gespeichert ist. Für uns endet die Buchung nicht, wenn sie bestätigt ist: Zum Beispiel können als nächste Schritte im Workflow „Eingetroffen im Wartebereich“, „Aufgerufen“, „Eingetreten“, „Schwimmbad verlassen“ oder auch beliebige andere Schritte eingerichtet werden. Damit können Sie Check-In und Check-Out in verschiedensten Varianten (an der Kasse, durch Sicherheitspersonal oder als Self-Service) einbinden.

Über Reports in der Verwaltungsoberfläche unseres Terminbuchungsmoduls können Sie sehen, wer schon da ist oder wer zum Beispiel das Schwimmbad noch nicht wieder verlassen hat, obwohl die gebuchte Zeit abgelaufen ist.

Automatische Aktualisierung von Verwaltungsleistungen aus dem BayernPortal oder dem FIM-Leistungskatalog

Sie können die Leistungen, die Sie für den Parteiverkehr im Rathaus anbieten, mit unserer BayernPortal-Schnittstelle und zukünftig auch mit unserer OZG-Leistungskatalogschnitstelle verbinden. Damit werden Informationen zu den entsprechenden Leistungen automatisch aktualisiert.

Dabei übernehmen wir die Leistungen nicht 1:1, weil in den Leistungskatalogen aus Abwicklungsgründen viele Leistungen redundant vorgehalten werden (und zudem die Bezeichnungen nicht konsistent sind). Diese Redundanzen und Unsauberkeiten werden durch ein Mapping in unserer Schnittstelle sauber bereinigt. Wir stellen dieses Mapping zur Verfügung und pflegen es auch fortlaufend.

Besucher-Terminal

Mit unserem Besucher-Terminal können Sie ein Self-Service-Portal mit Touch-Screens und/oder Scan-Funktion einrichten, über das Besucher*innen Check-In sowie Check-Out oder Terminbuchungen vor Ort durchführen können.

Besucher-Leitsystem

In die Workflows hinter den einzelnen Buchungen lassen sich auch Anzeigen in einem Besucherleitsystem aussteuern. So kann zum Bespiel ein Besucher beim Check-In gebeten werden in einem bestimmten Wartebereich Platz zu nehmen. Wenn der Sachbearbeiter wieder „frei“ meldet, wird der Besucher im entsprechenden Wartebereich via Anzeige gebeten, jetzt einzutreten.

App als Eintrittskarte

In Verbindung mit der digiPortal App können diese Buchungen auf dem Handy heruntergeladen und wie ein Zug- oder Flugticket verwendet werden.

Überblick über die wichtigsten Funktionen

Unsere Online-Terminbuchung ist ein mächtiges, flexibles und äußerst komfortables Hilfsmittel, mit dem Sie Ihre Buchungsszenarien bestens lösen. Es ist ein Modul unserer digiPortal-Plattform und steht, sobald es installiert ist, auf allen Webseiten mit folgenden Funktionen zur Verfügung:

  • Zeitraum-Buchungen: Leistung(en) auswählen und den benötigten Zeitblock innerhalb der angebotenen Öffnungszeiten buchen (z.B. Parteiverkehr)
  • Zeitpunkt-Buchungen: Veranstaltungen, Führungen, Schulungen und ähnliches buchen
  • Mehrere Leistungen beim gleichen Ansprechpartner kombinieren
  • Für mehr als eine Person buchen (z.B. Familie im Schwimmbad)
  • Bei Leistungskatalogen: Filterfunktion für Ressource und Leistung
  • Einfache Verwaltung von Kapazitäten und Zeiten der Angebote
  • Unterstützung von Gast-Buchungen
  • Buchungen stornieren
  • Bezahlen im Verlauf von Buchungsvorgängen
  • Workflow-gestützte Buchungsprozesse (von Reservierung bis Check-Out, mit Unterbrechen und Fortsetzen)